Svatba pro 30 a 50 lidí: co mění cenu

Cenu svatby pro 50 lidí nezjistíte tak, že vezmete cenu na osobu a vynásobíte ji padesáti. Část rozpočtu roste s každým hostem a část zůstává stejná. Některé položky zdraží skokově, a to ve chvíli, kdy překročíte kapacitu sálu, počet míst u stolů nebo možnosti obsluhy. Spolehlivou odpověď vám nedá průměrná cena z internetu. Dají vám ji dvě stejně sestavené nabídky od vašeho místa a cateringu, jedna pro 30 a druhá pro 50 hostů.

Dvacet hostů navíc znamená o dvě třetiny víc lidí. Celá svatba ale nemusí zdražit právě o dvě třetiny; při překročení kapacity může skok nákladů tento podíl i překonat. Fixní položky zůstanou stejné, položky na osobu porostou a o výsledku často rozhodne jediný překročený práh. Níže najdete postup, jak tyto tři skupiny oddělit dřív, než podepíšete první smlouvu.

Pokud teprve nastavujete celkový finanční rámec, začněte článkem o tom, jak sestavit svatební rozpočet krok za krokem. Tady řešíme jedinou proměnnou: počet hostů. Starší rozpočet kamarádů vám poslouží jako seznam položek, ale ne jako ceník pro vaši svatbu.

Co se mezi 30 a 50 hosty skutečně změní

Tabulka není ceník. Pomůže vám ale pochopit, proč dvě nabídky pro stejný počet hostů vycházejí jinak, a ukáže, kde se vyplatí doptat.

1. Ujasněte si, kdo všechno je v čísle 50

Než začnete počítat, dohodněte se, co „50 lidí“ vlastně znamená. Počítáte v tom sebe? Děti? Fotografa, kameramana a DJ, kteří s vámi stráví celý den a potřebují se najíst? Místo, catering i koordinátor musí pracovat se stejným číslem. Jinak každý z nich nacení trochu jinou svatbu.

U každého hosta si veďte:

• zda účast potvrdil,
• zda jde o dospělého, nebo dítě,
• dietu či alergii,
• ubytování a dopravu, pokud je zajišťujete.

Počet pozvaných ještě není počet hostů. Rozpočet stavte na potvrzených odpovědích. U každého dodavatele si zjistěte, do kdy potřebuje konečné číslo a zda ho po tomto termínu ještě půjde snížit. Za objednaných 50 porcí možná zaplatíte, i když několik lidí na poslední chvíli nedorazí.

2. Sečtěte, co roste s každým hostem

Nejvíc je to vidět na cateringu. Počet hostů ovlivňuje slavnostní menu, občerstvení během dne, večerní raut, nealko i množství nádobí. Pokud catering účtuje menu na osobu a vy na menu nic neměníte, poroste tato položka zhruba stejně jako počet hostů, tedy asi o dvě třetiny.

U nápojů si ověřte, jak je nabídka postavená. Nápoje se mohou platit balíčkem na osobu, podle skutečné spotřeby nebo kombinací obojího. U padesáti lidí a dlouhého večera je rozdíl mezi těmito modely znát víc než u třiceti.

S počtem lidí dále rostou:

• jmenovky, zasedací pořádek a drobné dárky,
• porce dortu a dalších dezertů,
• židle, nádobí a sklenice, pokud nejsou součástí pronájmu,
• noční nebo snídaňové občerstvení,
• doprava a ubytování, pokud je hostům hradíte.

Pozvánky se obvykle počítají na domácnosti, ne na jednotlivé hosty. Padesát hostů proto neznamená padesát obálek.

3. Oddělte, co zůstává stejné

Na počtu hostů nezávisí cena prstenů, šatů a obleku ani svatební kytice. Stejný může zůstat i domluvený čas fotografa, kameramana nebo DJ, pokud se nezmění délka jejich práce a rozsah výstupu. Jen počítejte s tím, že skupinové fotky s padesáti lidmi zaberou víc času než se třiceti.

Počet hostů nemění ani úřední část civilního sňatku. Pokud se obřad koná v místě a době, které určila obec, a oba snoubenci mají trvalý pobyt v Česku, gov.cz uvádí obřad bez správního poplatku. Za povolení obřadu mimo určené místo nebo dobu uvádí správní poplatek 3 000 Kč. S počtem hostů tato částka nesouvisí.

Fixní může být i pronájem místa, ovšem jen do smluvené kapacity a jen pokud využíváte stále stejné prostory. Salonek pro 30 lidí a hlavní sál pro 50 lidí mohou mít úplně jiné podmínky.

U větší svatby se fixní částky dělí mezi víc lidí. Při 50 hostech připadnou na jednoho hosta tři pětiny toho, co při 30. Celková cena přesto poroste, protože dvacet dalších lidí přidá jídlo, pití a provozní náklady.

4. Najděte skokové prahy

Skokový náklad nevzniká s každým dalším člověkem. Objeví se až ve chvíli, kdy překročíte konkrétní hranici.

Vezměme modelový příklad: místo pracuje s kulatými stoly pro osm lidí. Dokud u stolů sedí 48 lidí, stačí šest stolů. Jakmile jich je 49, potřebujete sedmý stůl i s ubrusem, dekorací a prostíráním. U dlouhých tabulí se práh projeví jinak: přibude díl stolu, nebo se změní uspořádání celé místnosti.

Nejdůležitějším prahem je kapacita sálu. Údaj „kapacita 50 osob“ ještě neznamená, že se do místnosti vejde padesát sedících hostů, parket, kapela, sladký bar a průchody pro obsluhu. Vyžádejte si půdorys nebo návrh rozmístění pro váš skutečný počet. Jak sladit kapacitu místa s volným termínem, popisuje článek Jak vybrat místo a termín svatby.

Při civilním obřadu si ověřte i kapacitu obřadní síně nebo vybraného místa. Postup s matrikou shrnuje článek Civilní svatba: doklady, matrika a postup krok za krokem.

Další prahy mohou být:

• další číšník podle provozního plánu cateringu,
• větší stan nebo propojení více stanových modulů,
• víc toalet nebo rozšířené technické zázemí,
• druhé auto či mikrobus pro svoz hostů,
• silnější ozvučení pro větší prostor,
• další pokoj nebo celý další ubytovací objekt.

Každý dodavatel má prahy nastavené jinak. Neodhadujte proto sami, od kolika hostů bude potřeba další obsluha. Nechte si písemně potvrdit, při jakém počtu se mění personál, prostor nebo technika a jak se to promítne do ceny.

5. Nechte si nacenit obě varianty stejně

Požádejte místo a catering o dvě nabídky se stejným programem, jednu pro 30 a druhou pro 50 hostů. Musí mít stejné datum, délku akce, menu, nápojový režim i rozsah služeb. Rozdíl mezi nimi pak ukáže skutečnou cenu dvaceti hostů navíc.

Pro vlastní tabulku použijte tento model:

Celkový rozpočet = fixní položky + náklady na hosty + skokové položky + rezerva.

U každé nabídky si odpovězte na čtyři otázky:

1. Co přesně zahrnuje cena na osobu?
2. Co se účtuje zvlášť podle spotřeby?
3. Při jakém počtu hostů se mění prostor, personál nebo vybavení?
4. Které částky se mohou změnit po nahlášení konečného počtu?

Rezervu držte odděleně od peněz na služby, které už máte objednané. Její výši odvoďte od toho, kolik smluv ještě nemáte podepsaných a kolik položek se bude účtovat podle skutečné spotřeby. Čím víc nejistých řádků, tím větší rezervu potřebujete.

6. Vyžádejte si od místa a cateringu rozpis

Nabídka s jediným řádkem „svatba pro 50 osob“ nestačí. Bez rozpisu nevíte, co za peníze dostáváte ani kde může konečná cena narůst.

Od místa si nechte potvrdit:

• kapacitu při vašem konkrétním uspořádání,
• nábytek a inventář zahrnutý v ceně,
• odkdy můžete chystat a kdy pronájem končí,
• úklid a podmínky pro vlastní dodavatele,
• minimální odběr, korkovné a pravidla pro vlastní alkohol či dezerty.

Od cateringu chtějte zvlášť rozepsané jídlo, nápoje, personál, dopravu, inventář, textil, přípravu a úklid. Zeptejte se, zda se přesčasy obsluhy účtují zvlášť a co se stane, když se večer protáhne. Na co si dát pozor ve smlouvách, rozebírá článek Jak vybrat svatební dodavatele a smlouvy.

Dobrou nabídku nepoznáte podle nejnižšího součtu. Poznáte ji podle toho, že jasně popisuje rozsah, výjimky a pravidla pro změnu počtu hostů.

7. Rozhodněte: 30, nebo 50 hostů?

Třicet hostů dává smysl, když chcete mít na každého víc času, líbí se vám menší prostor nebo chcete jednodušší organizaci. Úspora ale nemusí být tak velká, jak čekáte. Pokud místo požaduje minimální odběr nebo platíte stejné fixní služby jako u větší svatby, rozdíl se zmenší.

Padesát hostů dává smysl, když dalších dvacet lidí nejsou jen společenské povinnosti, ale lidé, se kterými chcete ten den opravdu prožít. Než seznam rozšíříte, projděte si tyto otázky:

• Je mezi dalšími dvaceti lidmi někdo, bez koho si svatbu nedovedete představit?
• Vejde se 50 lidí do vybraného místa i v případě deště?
• Nepřekročí vyšší počet práh u stolů, obsluhy, stanu nebo dopravy?
• Zaplatíte rozdíl mezi nabídkami, aniž byste sáhli do rezervy?

Nejjistější úspora je host, kterého škrtnete ještě před podpisem smluv. Když počet snížíte později, pronájem, rezervovaný personál ani zaplacené zálohy se už nemusí změnit.

Jak rozpočet uhlídat až do svatby

Veďte jeden aktuální seznam hostů a stejné potvrzené číslo předejte místu, cateringu i koordinátorovi. Když má každý jiný seznam, někde chybějí židle a jinde přebývají porce.

Před podpisem smluv si zakreslete rozmístění stolů a promyslete náhradní plán pro venkovní svatbu. Teprve přesun padesáti lidí pod střechu ukáže, jestli záložní prostor opravdu stačí. Pořadí dalších kroků najdete ve svatebním checklistu krok za krokem.

Pokud nechcete kapacity, nabídky a návaznosti dodavatelů hlídat sami, pošlete nám nezávaznou poptávku. Rozsah pomoci se odvíjí od toho, co už máte zařízené a co chcete předat, ne od počtu hostů. Pokud jste teprve na začátku, podívejte se, jak s námi začít.